新しいWebサイト制作は受けていない。それでも、以前作ったサイトの更新、障害時の連絡、ドメインやサーバー料金の立替が残っている。
一人で続けてきた保守を終えるときは、サイトのデータを渡すだけでは足りません。ドメイン、メール、サーバー、管理権限、顧客データを分けて確認します。
最初に調べるのは、誰へ引き継ぐかではありません。誰の契約で、何がいつまで動くのかです。
まず一社分を契約単位に分ける
顧客からは一つのWebサイトに見えても、裏側では複数の契約やサービスが動いています。見積書、請求書、申込メール、管理画面を照合します。
| 項目 | 確認すること |
|---|---|
| ドメイン | 登録者、管理事業者、管理用メールアドレス、更新期限、支払方法 |
| DNS | 管理画面、ネームサーバー、Webやメールなどに使う設定 |
| サーバー・CMS | 契約者、契約期間、同居する他社サイト、管理者、バックアップ |
| メール | 利用中のアドレス、転送先、管理者、復旧用の連絡先 |
| 外部サービス | 予約、決済、アクセス解析、メール配信、有料機能などの契約者 |
| データと素材 | 問い合わせ、会員情報、写真、フォント、テーマなどの保存場所と利用条件 |
一つのサーバー契約で複数社のサイトを管理しているなら、管理画面のIDとパスワードを一社へ渡すことはできません。他社のファイルや設定まで見えるためです。サイトを分離する作業と、保守契約の終了を分けて考えます。
支払者だけでなく、契約者と登録者を見る
顧客が毎年費用を負担していても、ドメインやサーバーが顧客名義とは限りません。反対に、契約は顧客名義でも、更新通知や本人確認の連絡が制作者だけに届くことがあります。
契約者名、登録者情報、管理用連絡先、支払方法を突き合わせます。管理事業者の変更、登録者情報の変更、サービス契約者の変更は、同じ手続とは限りません。
JPドメイン名については、JPRSのFAQで管理指定事業者を変更できることが案内されています。料金や手続は指定事業者ごとに異なります。現在の管理事業者と変更先へ個別に確認してください。JP以外のドメインやサーバーについても、それぞれの契約先の規約と変更手続を確認します。
終了日より先に、未完了の仕事と更新期限を並べる
保守の終了日だけを決めても、その前後に残る仕事は分かりません。顧客ごとに、次の事項を一行で追える表を作ります。
- 未完了の修正と調査中の不具合
- ドメイン、サーバー、有料機能の次回更新日
- 受領済みの保守料と対象期間
- 外部サービスへ支払済みの費用
- 未納品のデータや説明書
- 障害時の連絡先と受付方法
年額の保守料を受け取っている場合、返金の有無や金額を残りの月数だけで決められるとは限りません。契約条件、実施済みの作業、外部へ支払った費用を顧客ごとに確認します。
引継ぎ後の契約関係を決める
顧客がドメインやサーバーを直接契約し、新しい保守担当者へ必要な権限を付ける形があります。この場合、更新通知と支払を確認する担当者が顧客側に必要です。
別の事業者が保守を引き受けるなら、現在の契約を終え、顧客と新しい事業者が契約する方法があります。紹介しただけで契約や責任が移るわけではありません。料金、作業範囲、障害時の対応、バックアップ、解約条件は、新しい事業者から顧客へ説明してもらいます。
切替えまで現在の事業者が窓口を残す場合は、対象サイト、対応する作業、請求、緊急連絡、終了日を書面で確認します。「引継ぎが終わるまで」では、終わりが決まりません。
パスワードではなく、権限を引き継ぐ
全顧客のIDとパスワードを一つの表へ並べて渡す方法は避けます。サービスが複数の利用者に対応しているなら、新しい担当者用のアカウントを作り、必要な権限だけを付けます。
IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインでも、IDの発行から削除までを管理し、権限を必要最小限にすることや、共有IDをなるべく使わないことが示されています。
- 引き継ぐ契約、データ、作業範囲、切替日を顧客と確認する
- 現在のDNS設定、ファイル、データベースを記録し、必要なバックアップを取る
- 契約先の正式な手続に従い、新しいアカウントや契約を用意する
- サイト表示、メール、問い合わせフォーム、管理画面、外部連携を確認する
- 更新通知と請求が適切な担当者へ届くことを確かめる
- 確認記録を残してから、旧担当者の不要な権限を止める
ネームサーバーを変更する場合は、Webサイト以外に使われているメールなどの設定も移行先で確認します。利用できるサービスでは多要素認証を設定し、復旧用のメールアドレスや電話番号も新しい管理体制に合わせます。
顧客データの移動は、顧客の判断を先にする
問い合わせ内容、会員情報、購入履歴、予約情報には個人情報が含まれることがあります。現在の保守担当者が、自分の判断だけで新しい事業者へ実データや管理画面を見せることは避けます。誰が何のために閲覧し、どこまで移すのかを顧客と先に決めます。
新しい保守先への委託と、事業そのものの承継は同じではありません。個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人データの取扱いを委託する場合の委託先監督と、事業承継に伴う提供が別に示されています。保守先を替えるだけで、当然に事業承継として扱われるわけではありません。
顧客との契約、プライバシーポリシー、新旧の委託関係を確認し、必要な契約や案内を決めます。判断しにくい場合は、実際の契約とデータの流れを弁護士など個人情報に詳しい専門家へ示してください。
顧客には、決定事項と未定事項を分けて伝える
引受先の承諾や契約先の手続を確認する前に、「今までどおり使えます」とは約束できません。案内には、現在の保守を終える予定日、それまでに完了する作業、次の問い合わせ先、契約名義や支払方法の変更、サイトやメールへの影響、顧客側で必要な手続を記載します。
新しい事業者と契約する、別の候補を探す、自社管理へ切り替える。顧客が実際に選べる範囲を示します。回答期限を設けるなら、その理由と、期限までに決まらない場合の扱いも伝えます。
自分で整理することと、個別に確認すること
顧客ごとの契約一覧、更新期限、入出金、未完了の依頼、管理権限は、自分で整理できます。
契約上の責任、解約、返金、顧客データの提供は弁護士へ。事業や契約を対価とともに移す場合の会計・税務は税理士へ。ドメイン、メール、サーバーの変更手順は各契約先や技術者へ確認します。
保守を終えることと、顧客サイトを止めることは同じではありません。契約、期限、権限、データを分ければ、顧客が直接管理する形と、別の事業者へ託す形を比べられます。
まだ引受先も終了日も決まっていないなら、匿名相談では、顧客名やドメイン名、ログイン情報を伏せたまま、サイト数、最も近い更新期限、契約名義、残っている仕事、希望する終了時期を伝えられます。保守を減らした経験がある方は、何を先に整理したかを、特定情報を除いた事業の物語として投稿する方法もあります。